Oleh Puan Shamilah Samian

Komunikasi merupakan elemen penting dalam penyampaian maklumat dan arahan supaya maklumat yang ingin disampaikan jelas dan mudah difahami.  Ia juga memainkan peranan utama dalam mengembangkan keterampilan dan emosional seseorang.  Komunikasi secara umumnya terdiri daripada komunikasi lisan dan bukan lisan.  Komunikasi lisan (verbal) merupakan komunikasi yang disampaikan dengan menggunakan kata-kata melalui lisan atau dalam bentuk tulisan manakala komunikasi bukan lisan (non-verbal) adalah bentuk proses komunikasi yang disampaikan tanpa menggunakan kata-kata dengan tujuan untuk memberi makna atau mesej yang tertentu.

Di dalam persekitaran pekerjaan, komunikasi yang jelas dan efektif memainkan peranan penting dalam meningkatkan produktiviti.  Ia ibarat ‘jantung’ kerana tanpa sistem komunikasi yang berkesan objektif dan hala tuju sesebuah organisasi tidak dapat dicapai. Menurut The State of Business Communication pada tahun 2024, seseorang individu menghabiskan kira-kira 88% masa untuk berkomunikasi semasa minggu bekerja.  Ia memberikan gambaran bahawa komunikasi merupakan peranan yang sangat penting dalam organisasi.  Oleh itu, pasukan yang berkomunikasi dengan baik dan berkesan akan lebih cenderung bekerja dengan lebih efisien, fokus dan harmoni untuk mencapai matlamat organisasi.  Dalam persekitaran kerja juga, komunikasi yang efektif memudahkan perkongsian idea dan buah fikiran.  Selain itu, rakan sekerja, majikan, pelanggan lebih mudah membina kepercayaan dengan individu yang mahir dan yakin dalam berkomunikasi dan ia juga menjadi kunci kepada hubungan interpersonal yang mantap.

Ciri utama komunikasi berkesan yang boleh diamalkan ditempat kerja ialah pertama, penggunaan bahasa yang positif.  Cara seseorang mengekspresikan dirinya akan mempengaruhi maklumat yang diterima sama ada secara positif atau negatif.  Oleh itu, berkomunikasi dengan bahasa yang yang positif secara tidak langsung akan membantu membina satu hubungan yang harmoni di tempat kerja.  Ciri kedua adalah kemampuan seseorang untuk menyedari perasaan, kepentingan, kehendak atau masalah yang dirasai oleh orang lain iaitu sifat empati.  Dengan kata lain, empati adalah tindak balas menyelaraskan diri terhadap apa, bagaimana, serta memahami perasaan dan fikiran orang lain sebagaimana mereka merasa dan memikirkannya.  Ciri komunikasi yang ketiga ialah menjadi pendengar yang baik dimana sikap mendengar secara aktif membolehkan seseorang individu mencapai pemahaman yang selaras dengan rakan sekerjanya.  Sikap ini juga membantu untuk seseorang memahami maklumat yang diterima dan mengelakkan kekeliruan komunikasi.

Ciri komunikasi keempat adalah menguasai kemahiran teknik menyoal.  Komunikasi dalam organisasi atau pekerjaan, merupakan satu bentuk komunikasi yang dilakukan bertujuan untuk membuat perbincangan, menentukan keputusan atau penyelesaian sesuatu masalah.  Proses bagi mencapai objektif tersebut memerlukan penguasaan kemahiran teknik menyoal bertujuan untuk mendapatkan dan mengesahkan sesuatu maklumat.  Ciri seterusnya ialah bersifat terbuka contohnya, bersifat terbuka menerima pendapat orang lain atau menerima kritikan daripada pihak lain.  Sikap ini mendidik ke arah mempertingkatkan kemampuan diri dan kekuatan jiwa seseorang individu.  Selain daripada itu, bahasa tubuh juga antara ciri penting yang menyokong komunikasi berkesan.  Definisi bahasa tubuh ialah komunikasi tentang perasaan, emosi dan sikap seseorang menerusi pergerakan badan seperti gerak isyarat, postur, ekspresi wajah, kedudukan dan jarak.  Ia juga membawa maksud bahasa badan merupakan cara seseorang menyampaikan emosi menerusi pergerakan.

Kesimpulannya, setiap ciri-ciri komunikasi memainkan peranan terpenting dalam membentuk, membangun dan mengukuhkan hubungan profesional dalam organisasi.  Komunikasi berkesan mampu memelihara hubungan dan silaturrahim sesama manusia.  Melalui komunikasi yang berkesan kita mampu membina suatu hubungan yang sihat dan mencegah konflik yang boleh merosakkan hubungan.  Malahan melalui perbincangan terbuka, akan mewujudkan ruang untuk mencari penyelesaian yang terbaik dan mencegah konflik daripada berulang. 

Date of Input: 28/04/2025 | Updated: 08/05/2025 | azah